Comment les progiciels peuvent optimiser la gestion des ressources humaines ?

Les contrats, la préparation des bulletins de paie ou encore les demandes de congés : ce sont des opérations qui prennent du temps dans les services Ressources Humaines. Pour gagner du temps et s’assurer du bon déroulement de ces opérations, certaines structures mettent en place des progiciels de gestion. Il s’agit de solutions spécialement conçues pour simplifier le travail des chargés de RH.

Les progiciels de gestion rassemblent toutes les informations utilise pour les RH

Ces solutions fonctionnent comme une archive très complète, qui offre toutes les informations nécessaires sur chaque collaborateur depuis la création de l’entreprise jusqu’à présent. Grâce à un progiciel de gestion des RH, un cadre peut consulter à tout moment les contrats, les avenants aux contrats, les comptes-rendus des entretiens annuels ainsi que les justificatifs de chaque salarié. Il peut également éditer des nouveaux documents à l’occasion d’une embauche ou d’une évolution de poste.

Le progiciel de gestion des RH retrace également les formations qu’un collaborateur a suivi depuis qu’il a été embauché jusqu’à présent. On peut ainsi consulter les justificatifs et même suivre les nouvelles demandes de formation. Dans les grandes lignes, la mise en place d’une solution progicielle permet de centraliser toutes les informations nécessaires pour le bon fonctionnement du service de gestion des RH.

Le progiciel de gestion facilite la vie des collaborateurs

Suite à la mise en place du progiciel, chaque collaborateur aura son espace personnel qui sera accessible à tout moment, y compris en dehors des horaires de travail. Ainsi, chacun pourra l’utiliser pour poser des congés, prévenir d’une journée de télétravail ou même badger à distance. Pour cela, une connexion depuis une tablette ou un téléphone suffit.

L’accès de chaque utilisateur est sécurisé à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe. Pour chaque utilisateur, il est possible de créer différents types d’espaces. Le but est de permettre à chaque collaborateur d’effectuer certaines interventions en toute autonomie, sans solliciter un Responsable des RH. C’est un réel gain de temps pour les collaborateurs comme pour les managers.

L’implémentation du progiciel représente une étape franchie en matière d’automatisation

A l’heure où la tendance est à la dématérialisation et à l’automatisation des tâches, les progiciels de gestion permettent aux responsables des RH d’assurer le suivi le plus efficace de chaque embauche. Il s’agit de suivre le processus de recrutement étape par étape, en numérisant les justificatifs propres à chaque collaborateur. Avec le progiciel, il est possible d’élaborer le contrat de travail en tenant compte des réglementations en vigueur, mais aussi de la fiche du poste.

Le progiciel permet de minimiser le risque d’erreur

Avec un progiciel de gestion des RH, il est désormais possible d’éditer divers types de documents, des contrats de travail jusqu’aux bulletins de paie. Le logiciel est paramétré de manière à vérifier les informations contenues dans chaque document et à signaler les éventuelles fautes à l’utilisateur. En cas de non-respect d’une loi, il peut envoyer une alerte ou bloquer son utilisateur jusqu’à ce que les modifications nécessaires soient apportées. Une solution efficace pour éviter les erreurs et les oublis qui risquent d’avoir un impact négatif sur l’activité de la société.

La Nantaise du Web

Une expérience de 17 ans comme directeur Marketing et communication dans une PME. Dirigeant de l'entreprise et associé j'ai quitté la société d'édition de logiciel et de services pour de nouveaux horizon sur la région Loire Atlantique, Pays de Loire, Nantes, Rennes, Angers, Vendée

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