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vendredi, mai 24, 2024

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Essai complet du module de gestion des congés et des absences des salariés

Ce que vous devez retenir :

  • Le module gère toutes les absences, heures supplémentaires et compte épargne temps.
  • Le processus de demande d’absence est simple, avec un suivi en temps réel par l’employé.
  • Les RH peuvent facilement préparer la paie grâce à des rapports HTML ou Excel et intégrations paie.
  • L’ergonomie de Mon Intranet facilite la gestion RH et devient indispensable à partir de 30 employés.

Lire : 6 étapes pour réussir la digitalisation de son processus de recrutement

Les fonctionnalités du module des congés

Vous recherchez des informations à propos du SIRH Mon Intranet ? Dans cet article, nous passons en revue le module de gestion des congés. Il fait partie du socle présent dans la solution Mon Intranet depuis ses débuts. C’est un logiciel SaaS.

module de gestion des congés
module de gestion des congés

Ce module est très flexible puisqu’il permet de gérer tous les types d’absences que l’on trouve habituellement en France : congés payés, RTT, congés de fractionnement, congés par anticipation ainsi que tous les congés pour événements familiaux (naissance, décès, mariage, etc…). L’interface de Mon Intranet vous autorise même à ajouter vos propres types d’absences. Cela permet notamment de répondre à des cas particuliers.

Le module des congés de Mon Intranet permet également de gérer les heures supplémentaires et le compte épargne temps.

La demande d’absence

Avant de partir en congés, l’employé soumet une demande d’absence. Le formulaire est très facile à utiliser comme vous pouvez le voir ci-dessous :

Une fois le formulaire soumis, la demande suit le flux de validation. Ce flux peut compter plusieurs étapes suivant la configuration souhaitée par l’entreprise. A chaque étape, une notification est envoyée par email. L’employé peut suivre en temps réel l’évolution de sa demande. On peut même avoir des flux différents en fonction du type d’absence.

Le responsable a accès à un planning global où il peut visualiser les présences et les absences de son équipe. Ainsi, il valide chaque demande en sachant qui sera présent et qui sera absent.

Le rapport des congés

Le service des ressources humaines réalise chaque mois ses extractions en vue de préparer la paie. Plusieurs formats sont disponibles :

  • Le rapport HTML visible directement dans le navigateur ;
  • Le rapport Excel accessible sur votre tableur préféré.

Il est en outre possible d’extraire les demandes d’absences dans un format adapté pour une intégration directe en paie. Mon Intranet supporte un certain nombre de logiciels du marché (Sylae, Sage, etc…).

Lire : Protection des données pour les entreprises ayant des freelances

Les heures supplémentaires

La partie pour gérer les heures supplémentaires est certainement l’une des plus complètes que j’ai pu voir dans un SIRH. L’employé saisit de façon quotidienne ses dépassements horaires. Chaque déclaration est validée par son responsable. Cela donne ensuite lieu au paiement des heures ou à leur récupération suivant la configuration autorisée par l’entreprise.

Vous avez la possibilité de configurer des règles de bonification avec une application individuelle ou un calcul hebdomadaire.

Mon Intranet fournit aussi un module de suivi du temps de travail avec une pointeuse virtuelle ou une déclaration manuelle des horaires de travail. Cela s’adresse aux entreprises où le temps de travail des employés doit être suivi à la minute près.

L’ergonomie de Mon Intranet

L’interface est très agréable. En un coup d’œil, on sait tout de suite comment accéder à la fonction dont on a besoin. Tout est très clair. La prise en main est vraiment simple.

On voit que ce logiciel a été pensé pour faciliter la vie des gestionnaires RH. On peut vraiment tout contrôler depuis l’interface : suivi des demandes, des quotas et des plannings. C’est une transformation importante par rapport à un fonctionnement classique avec des feuilles de papier. La préparation de la paie est vraiment plus rapide.

Est-ce que le gain de temps est vraiment au rendez-vous ?

La réponse est plutôt « oui ». En fait, si vous avez une structure de 5 employés, cela ne va pas révolutionner votre façon de travailler. Mais dès que l’on dépasse la dizaine d’employés, le gain de temps au niveau de la gestion RH est assez conséquent.

Et lorsque l’on arrive à 30 employés, cela devient carrément indispensable. Beaucoup d’entreprises utilisent encore des formulaires papiers ou des tableaux Excel partagés pour gérer les absences. C’est une perte de temps et d’argent. Les logiciels RH comme Mon Intranet permettent vraiment de simplifier le traitement et d’éviter les erreurs ou les pertes de documents.

Après, la question est de savoir si le gain de temps suffit à compenser l’investissement dans l’abonnement. En général, les entreprises qui font le choix de la digitalisation reviennent rarement en arrière. C’est donc probablement que c’est un investissement rentable. En réalité, la valeur ajoutée de vos équipes n’est pas de passer beaucoup de temps dans des tâches administratives. Donc tout le temps que vous allez leur faire gagner, c’est du temps productif pour l’entreprise.

Mon Intranet est une solution plutôt bien en phase avec les besoins des entreprises. Les options disponibles sont assez nombreuses. Cela donne une vraie souplesse pour configurer le logiciel suivant chaque contexte de société.

Lire : Comment les progiciels peuvent optimiser la gestion des ressources humaines ?

La Nantaise du Webhttps://www.informatique-securite.net/
Une expérience de 17 ans comme directeur Marketing et communication dans une PME. Dirigeant de l'entreprise et associé j'ai quitté la société d'édition de logiciel et de services pour de nouveaux horizon sur la région Loire Atlantique, Pays de Loire, Nantes, Rennes, Angers, Vendée

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